Canal de denuncias

En LORD SPICES GROUP, S.L nos comprometemos a mantener los más altos estándares de conducta, integridad y cumplimiento legal. Con el fin de permitir que cualquier persona que tenga conocimiento de actividades irregulares o infracciones dentro de nuestra organización pueda reportarlas de manera segura y confidencial, hemos establecido un Canal de Denuncias Interno.

Así y entre otras cuestiones, se requiere que todos los empleados y colaboradores que actúen en nombre y/o por cuenta de LORD SPICES GROUP, S.L actúen siguiendo y respetando en todo momento la legislación vigente y las políticas y procedimientos internos. En esa labor de prevención también resulta de gran importancia la cooperación de todos los empleados a la hora de detectar posibles conductas irregulares. En este sentido, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, refuerza la necesidad de que las empresas cuenten con sistemas y mecanismos de control que le permitan prevenir, detectar y reaccionar ante el riesgo de comisión de un delito en una empresa por parte de cualquiera de sus miembros.

¿Quiénes deben denunciar a través del canal de denuncias?

Todos los empleados, directivos, colaboradores externos (agentes, subcontratistas u otros terceros que actúen sometidos a la autoridad de LORD SPICES GROUP, S.L.) y todos los clientes y proveedores de LORD SPICES GROUP, S.L. deberán comunicar, a través del Canal de Denuncias, cualquier irregularidad de la que tengan conocimiento y que esté incluida en su ámbito objetivo, sin temor a ser objeto de despido o de cualquier otro tipo de represalia, y con la seguridad de que la misma será tratada con la más absoluta confidencialidad.

¿Qué se puede denunciar?

Pueden ser objeto de denuncia todos los empleados, directivos, o colaboradores externos de LORD SPICES GROUP, S.L. sujetos a su autoridad que hayan cometido alguna irregularidad o conducta de las que se detallan en el Anexo I de este documento.

Asimismo, también podrán ser denunciables todas aquellas conductas o comportamientos que atenten contra los valores y principios de LORD SPICES GROUP, S.L.

¿Cómo se realiza una denuncia?

Las denuncias se pueden realizar por correo electrónico, a través del correo info@lordspices.com o mediante correo postal, dirigido a la atención del responsable del canal de denuncias, Pol. Ind. La Polvorista, C/ Yecla N 14, 30500, Molina de Segura.

Incluya en la comunicación la siguiente información según corresponda:

• Nombre y apellidos del denunciante (opcional)
• Relación con LORD SPICES GROUP, S.L
• Nombre y apellidos de la persona denunciada
• Tipo de infracción. Detallar los hechos susceptibles de denuncia
• Adjuntar, si dispone de ellas, evidencias o pruebas relacionadas con la infracción.

Confidencialidad y protección del informante:

El proceso de denuncia será gestionado de manera estrictamente confidencial, y se tomarán todas las medidas para proteger la identidad de la persona denunciante y la información proporcionada. La divulgación no autorizada de la información está prohibida. Los denunciantes que actúen de buena fe estarán protegidos contra cualquier tipo de represalia.

Responsable del Canal de Denuncias:

El Gerente de la empresa nombrará al responsable del Canal de Denuncias. El responsable del canal de denuncias garantizará que el proceso se lleve a cabo conforme a la legislación aplicable, incluyendo la Ley 2/2023 sobre la protección de los informantes y la Reglamento (UE) 2016/679 sobre la protección de datos personales (GDPR).

Se encuentra el procedimiento de tramitación de denuncias internas en el Anexo II de este documento.

Derechos del informante:

El informante tiene derecho a obtener información sobre el estado de la denuncia, la protección de su identidad y la correcta resolución del asunto. Además, se garantizará que la denuncia no dé lugar a ninguna forma de represalia o discriminación.

Canales Externos de Denuncia:

Todo empleado de LORD SPICES GROUP, S.L. podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

La información se podrá realizar por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.

Anexo I

Las conductas denunciables a través del Canal de Denuncias de LORD SPICES GROUP, S.L comprenden cualquier incumplimiento de las normas de conducta establecidas en la empresa, así como aquellas conductas tipificadas en el Código Penal y los delitos previstos en otras leyes especiales, susceptibles de generar responsabilidad penal para la empresa, tales como:

• Cohecho
• Tráfico de influencias
• Corrupción en los negocios
• Corrupción en las transacciones internacionales
• Estafa
• Publicidad engañosa
• Descubrimiento y revelación de secretos de empresa
• Fraude de subvenciones
• Fraude a la Hacienda Pública
• Fraude a la Seguridad Social
• Incumplimiento y falsedad de obligaciones contables
• Delitos contra los recursos naturales y el medio ambiente
• Frustración de la ejecución
• Insolvencias punibles
• Delitos contra la Propiedad Intelectual
• Delitos contra la Propiedad Industrial
• Daños informáticos
• Falsificación de moneda y efectos timbrados
• Delitos contra la intimidad personal y familiar
• Contra los derechos de los ciudadanos extranjeros
• Blanqueo de Capitales
• Financiación del terrorismo
• Delito contra la salud pública
• Contra los derechos de los trabajadores
• Delito bursátil
• Manipulación de sustancias tóxicas, corrosivas y otras
• Negativa a la actividad inspectora
• Financiación ilegal de partidos políticos
• Facturación fraudulenta
• Contrabando
• Alteración de precios en concursos y subastas públicas
• Fijación de precios

ANEXO II

Procedimiento de Tramitación de Denuncias Internas

Propósito y Ámbito de Aplicación:

Este procedimiento tiene como objetivo regular el proceso de tramitación de las denuncias recibidas a través del canal de denuncias interno de la organización, con el fin de garantizar que las denuncias se gestionen de acuerdo con los principios de confidencialidad, imparcialidad y eficacia. Este proceso será aplicable a todas las denuncias internas relacionadas con posibles infracciones, malas prácticas, acoso, fraude, corrupción, y otros comportamientos indebidos dentro de la organización.

Recepción de las denuncias:

El responsable del Canal de Denuncias Interno será quien reciba y registre todas las denuncias, garantizando la confidencialidad de la información.

Confirmación de Recepción:

En el caso de que la denuncia sea recibida por medios electrónicos, se enviará un acuse de recibo al denunciante dentro de un plazo máximo de 7 días hábiles, para confirmar que la denuncia ha sido recibida y está siendo procesada.

Evaluación Preliminar:

Una vez recibida la denuncia, el responsable del Canal de Denuncias procederá a una evaluación preliminar para determinar si la denuncia está relacionada con una posible infracción dentro del ámbito de aplicación de la organización.

• Criterios para la evaluación preliminar:
  • ¿La denuncia describe un hecho que podría ser una infracción de las políticas de la empresa, leyes o normativas aplicables?
  • ¿La denuncia contiene detalles suficientes para iniciar una investigación?
  • ¿La denuncia está relacionada con actividades dentro del ámbito de control de la organización?

Si la denuncia no cumple con los requisitos mínimos para ser investigada, el responsable del Canal de Denuncias informará al denunciante, si es posible, sobre la decisión de no proceder con la investigación.

Notificación al Denunciante:

Si la denuncia se considera válida para la investigación, el responsable del Canal de Denuncias debe:

• Notificar al denunciante que su denuncia será investigada.
• Proteger la identidad del denunciante, en la medida de lo posible, para evitar represalias.
• Informar al denunciante sobre el proceso de tramitación, el tiempo estimado de resolución y los derechos que tiene a lo largo del proceso.

Investigación de la Denuncia:

Una vez validada la denuncia, se inicia el proceso de investigación. El responsable del Canal de Denuncias, en colaboración con otros departamentos si es necesario (como RRHH, Asesoría Legal o Auditoría Interna), llevará a cabo la investigación.

• Selección de los investigadores: Los investigadores deben ser personas imparciales y competentes, que no tengan conflictos de interés en relación con el caso.
• Recopilación de pruebas: Los investigadores deben reunir y analizar toda la información y evidencia relevante para el caso, respetando siempre los derechos de los empleados involucrados.
• Entrevistas y pruebas: Se pueden realizar entrevistas con el denunciante, los presuntos infractores y otros testigos o personas involucradas. La investigación debe ser exhaustiva y objetiva.

Plazo de Investigación:

• El proceso de investigación debe completarse en un plazo máximo de 3 meses a partir de la recepción de la denuncia. Si se requiere más tiempo, el responsable del Canal de Denuncias debe informar al denunciante sobre el motivo de la demora.

Toma de Decisiones y Resolución:

Tras la investigación, los resultados serán evaluados por la alta dirección, quien tomará la decisión sobre las medidas a aplicar.

• Acciones correctivas y disciplinarias: Si se confirma la infracción, se deben aplicar las medidas disciplinarias y correctivas pertinentes, que pueden incluir sanciones laborales, capacitación, modificaciones en los procedimientos o incluso acciones legales.
• Notificación de la resolución: El responsable del Canal de Denuncias debe informar al denunciante (si es posible) sobre los resultados de la investigación y las medidas adoptadas, manteniendo la confidencialidad de los implicados.

Protección del Denunciante:

La organización garantizará que el denunciante:

• No sufra represalias como resultado de haber realizado una denuncia de buena fe. Esto incluye despido, amenazas, discriminación o cualquier otro tipo de retaliación.
• Mantenga la confidencialidad en todo momento, siempre que sea posible, durante el proceso de investigación.

En caso de que se identifiquen represalias, la organización tomará medidas correctivas para proteger al denunciante y sancionar a los responsables de las represalias.

Documentación y Registro:

Todas las denuncias y las investigaciones realizadas deberán ser debidamente documentadas y archivadas, garantizando la trazabilidad de todo el proceso. Los registros incluirán:

• La denuncia original.
• El informe de evaluación preliminar.
• Los informes de investigación.
• Las decisiones tomadas y las medidas aplicadas.

Estos documentos serán guardados de forma segura, con acceso restringido a las personas autorizadas, y durante el tiempo que la legislación lo exija.

Revisión y Mejora:

El protocolo será revisado anualmente por el responsable del Canal de Denuncias y la alta dirección para asegurarse de que se mantenga actualizado y sea efectivo en la gestión de las denuncias. Además, la organización debe evaluar regularmente la eficacia del sistema de denuncias y realizar las mejoras necesarias.